Hasło: „Regionalne Biblioteki cyfrowe- teraźniejszość, perspektywy i wyzwania”
Konferencja naukowa
pt: „Cyfrowa przyszłość zaczyna się lokalnie”:
Data i miejsce: 23 – 24 października 2025 roku Wojewódzka Biblioteka Publiczna
im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 4, 20 – 950 Lublin

REGULAMIN KONFERENCJI
pt: „Cyfrowa przyszłość zaczyna się lokalnie”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników, Prelegentów Konferencji pt.:„Cyfrowa przyszłość zaczyna się lokalnie  (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 23 – 24 października 2025 roku w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie siedziba: ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 4, 20 – 950 Lublin.
2. Organizatorem Konferencji jest Wojewódzka Biblioteka Publiczna im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie (główny organizator) oraz  Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. Cypriana Norwida w Zielonej Górze (zwany dalej „Organizatorem”).
3. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zmiana terminu lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji. Zmiana programu Konferencji nie stanowi zmiany Regulaminu.
6. Zgłoszenie i udział w Konferencji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§ 2. Misja Regionalnych Bibliotek cyfrowych

Biblioteki cyfrowe odgrywają kluczową rolę w ochronie, udostępnianiu i popularyzacji
dziedzictwa kulturowego. Konferencja „Cyfrowa przyszłość zaczyna się lokalnie”,
perspektywy i wyzwania” ma na celu stworzenie przestrzeni do wymiany doświadczeń
i refleksji nad ich znaczeniem w cyfrowej transformacji kultury oraz edukacji.
Przewodnie hasło konferencji – „Regionalne biblioteki cyfrowe – teraźniejszość – podkreśla wkład inicjatyw lokalnych w kreowanie ogólnokrajowego i globalnego systemu obiegu wiedzy i pamięci, ukazując jednocześnie, że rozwój bibliotek cyfrowych to inwestycja w tożsamość kulturową regionu, całego kraju oraz wzmacnianie społeczeństwa wiedzy.

§ 3. Cele Regionalnych Bibliotek cyfrowych

1. Wymiana doświadczeń w zakresie różnorodności zbiorów regionalnych– wynikających ze zmian granic oraz przynależności państwowych – przyczyniających się do budowania tożsamości regionalnej poszczególnych terenów
2. Prezentacja dobrych praktyk w zakresie digitalizacji, udostępniania i zarządzania zasobami cyfrowymi.
3. Dyskusja nad wyzwaniami technologicznymi, prawnymi, organizacyjnymi i finansowymi.
4. Zainicjowanie współpracy międzyregionalnej i międzyinstytucjonalnej.
5. Wskazanie kierunków rozwoju i przyszłości bibliotek cyfrowych w kontekście
   transformacji cyfrowej kultury oraz edukacji.
6. Omówienie roli AI w tworzeniu bibliotek cyfrowych w przyszłości.

§ 4. Planowe obszary tematyczne Konferencji

1. Digitalizacja zasobów regionalnych: metody i standardy digitalizacji, ochrona dziedzictwa kulturowego w formie cyfrowej.
2. Zarządzanie i organizacja bibliotek cyfrowych: modele organizacyjne i finansowanie, strategie rozwoju i integracja z instytucjami kultury.
3. Technologie w służbie bibliotek cyfrowych: platformy i narzędzia informatyczne (np. dLibra), interoperacyjność i metadane, sztuczna inteligencja i automatyzacja w digitalizacji.
4. Użytkownik i dostępność zasobów: otwarty dostęp, dostępność dla osób
   z niepełnosprawnościami.
5. Aspekty prawne i etyczne: prawo autorskie w kontekście udostępniania treści cyfrowych, polityka otwartego dostępu i licencjonowanie.
6. Współpraca i sieciowanie: regionalne i ogólnopolskie sieci współpracy (np. Federacja Bibliotek Cyfrowych, POLONA), współdziałanie z bibliotekami naukowymi, publicznymi
   i muzeami.
7. Edukacja i promocja: działania edukacyjne wokół zasobów cyfrowych, popularyzacja dziedzictwa kulturowego regionów.

§ 5. Zasady organizacyjne uczestnictwa w Konferencji

1. Udział w Konferencji jest nieodpłatny.
2. Warunkiem uczestnictwa Prelegentów w Konferencji jest zgłoszenie drogą elektroniczną tematu referatu (obszar tematyczny referatu uwzględniony w § 4 niniejszego Regulaminu) do dnia 1 września 2025 r. na adres e-mail: konferencjawbp@wbp.lublin.pl
3. Osoby chcące wziąć udział w Konferencji jako uczestnicy/słuchacze zobowiązani są zgłosić swój udział za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej https://wbp.lublin.pl/index.php/2025/07/01/71994/ w zakładce Rejestracja. W Formularzu Zgłoszeniowym osoba chcąca uczestniczyć w Konferencji jest zobowiązana podać następujące dane: imię, nazwisko, numer telefonu, adres mailowy, Nazwę uczelni/instytucji/firmy, a także potwierdzić zapoznanie się z Klauzulą Informacyjną. Opcjonalnie osoba zgłaszająca może wypełnić pole Wiadomość.
4. Najciekawsze referaty opublikowane zostaną w „Bibliotekarzu Lubelskim”– roczniku
   wydawanym przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną im. Hieronima Łopacińskiego
   w Lublinie, wpisanym na listę czasopism naukowych i punktowanych – 20 punktów.
5. Koszty przyjazdu i zakwaterowania pokrywają uczestnicy konferencji.
6. Uczestnik, Prelegent ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji po przesłaniu informacji o rezygnacji drogą elektroniczną na adres e-mail: konferencjawbp@wbp.lublin.pl do dnia 10 października 2025 roku.Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
7. Sekretarzem konferencji jest Pani Marlena Radwan, tel. 81 528–74–14, mradwan@wbp.lublin.pl.

§ 6. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe osób biorących udział w Konferencji przetwarzane będą przez Organizatora zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.
2. Administratorem Danych Osobowych danych osobowych Uczestnika, Prelegenta jest: Wojewódzka Biblioteka Publiczna im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie z siedzibą:
   ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 4, 20 – 950 Lublin.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możliwy jest kontakt
   w sprawie danych osobowych: listowny na wyżej wskazany adres korespondencyjny
   z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych” bądź e-mailowy: iodo@wbp.lublin.pl
4. Dane osobowe Uczestnika, Prelegenta będą przetwarzane w celu  zgłoszenia i udziału w Konferencji pt: „Cyfrowa przyszłość zaczyna się lokalnie” na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia  27 kwietnia
   2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
5. Dane osobowe Uczestnika, Prelegenta mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Uczestnik, Prelegent posiada prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
7. Uczestnik, Prelegent ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Podanie przez Uczestnika, Prelegenta danych osobowych jest konieczne do zgłoszenia zawarcia umowy, uczestnictwa w Konferencji
9. Dane osobowe Uczestnika, Prelegenta nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.

§ 7. Prawa autorskie

1. Uczestnik, Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu/Wystąpienia.
2. Uczestnik, Prelegent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego Wykładu/ Wystąpienia i gwarantuje, że Wykład/Wystąpienie nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierał tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści Wykładu/ Wystąpienia ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy czy naruszanie dobrego imienia Organizatora.
3. Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu/Wystąpienia stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi, Prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu/ Wystąpienia i udzielenia Organizatorowi licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.
4. Prelegent/ Panelista wyraża zgodę na utrwalenie Wykładu/ Wystąpienia przez Organizatora lub podmiot działający na jego rzecz, w postaci Nagrania i Fotorelacji oraz na jego stramingowaniew czasie rzeczywistym za pośrednictwem Platformy i udostępnianie na kanale Organizatora w serwisie YT.
5. Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak licencja zakresie, na korzystanie z Wykładu/ Wystąpienia – w tym utrwalanego w formie Nagrania i/lub Fotorelacji, w całości lub w części, samodzielnie, jaki w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z Wykładami/Wystąpieniami innych Prelegentów, obrazem i dźwiękiem, w tym w ramach tzw. Materiałów konferencyjnych), jak również z jego opracowań, adaptacji i wszelkich materiałów, grafik, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia Nagrania i/lub Fotorelacji, jak i po ich utrwaleniu, m.in. w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, naukowych, reklamy i promocji Organizatora i samej Konferencji, w tym w szczególności jego wykorzystywanie, udostępnianie w Internecie, a także w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych z zastosowaniem jakichkolwiek systemów i urządzeń, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora (Youtube, Instagram, Facebook).
6. Licencja, o której mowa w ust. 5 powyżej (zwana dalej „Licencją”), zostaje udzielona Organizatorowi z chwilą wystąpienia/utrwalenia wystąpienia Prelegenta/ Panelisty w formie Nagrania i/lub Fotorelacji i obejmuje korzystanie z Wykładu/ Wystąpienia na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalania i zwielokrotniania Wykładu/Wystąpienia, wytwarzania egzemplarzy Wykładu/ Wystąpienia przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową (m.in. DVD, nośniki magnetooptyczne);

b) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia Wykładu/Wystąpienia w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;

c) w zakresie rozpowszechniania Wykładu/Wystąpienia, publiczne wykonanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie, a także publiczne udostępnianie Wykładu/ Wystąpienia w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym wykorzystywanie w sieci Internet i w innych sieciach komputerowych, zamieszczenie i modyfikacja Wykładu/Wystąpienia na stronach internetowych, w serwisach społecznościowych, nadawanie Wykładu/Wystąpienia przy pomocy sieci multimedialnej i teleinformatycznej, modyfikacje Wykładu/Wystąpienia umożliwiające stworzenie nawigacji po stronach internetowych, publiczne udostępnianie na ogólnodostępnych wystawach lub ekspozycjach;

d) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których Wykład/Wystąpienie utrwalono  wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

e) tworzenie i rozpowszechnianie utworów zależnych Wykładu/Wystąpienia, w tym dalszych projektów/materiałów opartych na Wykładzie/Wystąpieniu lub ich poszczególnych elementach, w tym opracowanie odmiennych wersji graficznych, kolorystycznych lub formatów wizualnych lub przestrzennych Wykładu/Wystąpienia i korzystanie z tak powstałych utworów zależnych w zakresie i na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym paragrafie;

f) rozpowszechnianie w prasie, w sieci internetowej, na plakatach wielkoformatowych oraz we wszelkich innych formach promocji lub reklamy;

g) modyfikowanie Wykładu/ Wystąpienia w całości lub części oraz dokonywanie jego opracowań w całości lub części, w tym m.in. prawo do korekty, dokonywania przeróbek i zmian całości Wykładu/ Wystąpienia lub jego pojedynczych elementów;

h) prawo do swobodnego używania i korzystania z Wykładu/ Wystąpienia oraz jego pojedynczych elementów, w tym wykorzystanie Wykładu/ Wystąpienia oraz jego pojedynczych elementów dla celów reklamy, promocji, biurowych, celów oznaczania towarów, produktów, usług, w tym ich wykorzystanie jako zarejestrowane lub niezarejestrowane znaki towarowe, loga lub ich elementy, wykorzystanie jako nazwa/firma przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy lub prowadzonej działalności gospodarczej, wykorzystanie Wykładu/ Wystąpienia oraz jego pojedynczych elementów w zakresie reklamy i promocji Organizatora lub prowadzonej przez Organizatora działalności na terenie kraju oraz za granicą.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2025 roku.